Pengerian Just In Time

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Just In Time merupakan filosofi yang memiliki implikasi penting dalam menajemen kos ( cost management ). Ide dasar just in time sangat sederhana, yaitu membeli bahan jika ada order produksi, memproduksi jika ada pesanan customer. Prinsip dasar just-in time adalah meningkatkan kemampuan perusahaan secara terus menerus untuk merespon perubahan customer dengan meminimalkan pemborosan.

Just-in time bertujuan untuk meningkatkan customer value melalui eliminasi non value added activities. Persediaan merupakan sumber pemborosan, sehingga just-in time menargetkan zero inventory.

Secara tradisional perubahan menufactur telah memperkirakan permintaaan untuk produk yang dihasilkan, dan berusaha menyesuaikan tingkat produksi dengan tingkat permintaan. Pada saat yang bersamaan mereka mengkondisikan bahwa setiap orang dan setiap bagian akan berusaha sesibuk mungkin untuk mengahsilkan output dan memaksimalkan efesiensi serta mengurangi biaya.sayangnya pendekatan ini memiliki kelemahan besar termasuk jumlah persediaan yang berlebih. Lamanya waktu produksi, tingginya produk cacat, produk yang kadaluarsa, ketidakmampuan untuk memenuhi jadwal pengiriman barang, dan ironisnya biaya yang lebih tinggi. Memang pemecahannya tidakmudah. Bila mudah sudah sejak lama perusahaan akan membuang pendekatan ini. Manager toyota mendapat pengakuan dengan penggunaan pendekatan yang benar-benar baru yang disebut just in time.

B.  Rumusan Masalah

1.      Bagaiman konsep Just In Time (JIT) ?

2.      Bagaimana Implikasi Konsep JIT ?

3.      Apakah Elemen-elemen Kunci Sistem JIT ?

4.      Apakah Perbedaan Sistem JIT dan Sistem Tradisional ?

5.      Apakah Manfaat dan Kelemahan Sistem JIT ?

C.  Tujuan Makalah

1.      Mahasiswa dapat memahami konsep JIT.

2.      Mahasiswa dapat memahami implikasi JIT.

3.      Mahasiswa dapat memahami elemen-elemen kunci JIT.

4.      Mahasiwa dapat memahami perbedaan JIT dan Tradisional.

5.      Mahasiswa dapat memahami manfaat dan kelemahan sistem JIT.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Konsep Just in Time (JIT)

Konsep Just in Time (JIT) dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan otomotif di Jepang sejak tahun 1950-an. Pesatnya perkembangan JIT di perusahaan manufaktur Jepang mengakibatkan konsep ini diadopsi oleh perusahaan-perusahaan di Amerika.

Dalam pengertian luas, JIT adalah filosofi tepat waktu yang memusatkan pada aktivitas yang diperlukan oleh segmen-segmen internal lainnya di dalam organisasi.

Dalam pengertian sempit, JIT adalah filosofi yang yang berpusat pada pengurangan biaya melalui peniadaan persediaan ( stockless production/ lean production/ zero inventory production) yang merupakan konsentrasi JIT.

JIT mempunyai empat aspek pokok sebagai berikut :

a.       Semua aktivitas yang tidak bernilai tambah terhadap produk atau jasa harus dieliminasi. Aktivitas yang tidak bernilai tambah ini meningkatkan biaya yang tidak perlu, misalnya persediaan sedapat mungkin nol.

b.      Adanya komitmen untuk selalu meningkatkan mutu yang lebih tinggi sehingga produk rusak dan cacat sedapat mungkin nol, tidak memerlukan waktu dan biaya untuk pengerjaan kembali produk cacat, dan kepuasaan pembeli dapat meningkat.

c.       Selalu diupayakan penyempurnaan yang berkelanjutan (continuous improvement) untuk meningkatkan efisiensi kegiatan.

d.      Menekankan pada penyederhanaan aktivitas dan meningkatkan pemahaman terhadap aktivitas yang bernilai tambah.

Bila perusahaan menggunakan sistem pengendalian persediaan dan produksi Just in Time (JIT), perusahaan membeli bahan baku dan memproduksi unit output sesuai dengan permintaan aktual dari pelanggan. Dalam sistem JIT, persediaan dikurangi sampai tingkat minimum, dan dalam beberapa kasus sampai menjadi nol.

Sebagai contoh, salah satu divisi produksi Stolle Corporation yang berkedudukan di Sydney, Ohio, dapat  menurunkan persediaan dalam prosesnya dari 10.000 unit menjadi hanya 250 unit dengan menerapkan metode JIT.

Sistem JIT akan menimbulkan dampak yang signifikan pada operasi perusahaan manufaktur yang memiliki tiga kelas persediaan, yaitu bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Bahan baku (raw material) adalah bahan mentah atau bahan dasar yang digunakan untuk membuat suatu produk. Barang dalam proses (work in process) adalah persediaan barang yang proses produksinya baru diselesaikan sebagian dan masih membutuhkan pekerjaan lebih lanjut sebelum siap untuk dilempar kepasar. Barang jadi (finished goods) adalah unit produk yang telah selesai sepenuhnya tetapi belum dijual kepada pelanggan.

Dengan kaca mata tradisional, perusahaan manufaktur harus memiliki ketiga jenis persediaan tersebut dalam jumlah besar sebagai penyangga sehingga operasi dapat dijalankan mulus meskipun ada gangguan yang tidak terantisipasi. Bahan baku dalam jumlah besar digunakan untuk mengantisipasi kalau pemasok terlambat mengantar barang yang diminta. Barang dalam proses dicadangkan dalam jumlah yang cukup tinggi untuk mengantisipasi bila ada stasiun kerja (workstation) yang tidak beroperasi normal atau ada gangguan yang lain. Bahan jadi ditumpuk untuk mengantisipasi adanya fluktuasi permintaan.

Persediaan yang berfungsi sebagai penyangga terhadap kondisi-kondisi yang tidak terduga ini adalah biaya. Selain uang yang harus digunakan untuk persediaan ini, bahwa adanya persediaan ini mengakibatkan adanya inefesiensi dan pekerjaan yang berlebihan, mengakibatkan banyak produk yang cacat, dan konsumsi waktu sangat berlebihan untuk menyelesaikan produk.

Dalam kondisi yang ideal, perusahaan yang menjalankan sistem JIT akan membeli bahan baku hanya untuk kebutuhan hari itu saja. Lebih lanjut, perusahaan tidak memiliki persediaan barang dalam proses pada akhir hari tersebut, dan semua barang jadi yang diselesaikan hari itu telah dikirimkan kepada pelanggan begitu produksi selesai. Dengan pola seperti itu, JIT bearti bahwa bahan baku diterima segera masuk ke proses produksi, bahan-bahan produksi yang lain segera digabungkan dan dikerjakan, dan produk yang telah jadi segera dikirimkan kepada pelanggan.

Contoh lain yaitu restoran cepat saji seperti McDonald’s, menggunakan sistem tarikan permintaan untuk mengendalikan persediaan barang jadi mereka. Ketika pelanggan memesan Humburger, maka hamburger akan diambil dari rak yang tersedia. Ketika jumlah humburger menjadi terlalu sedikit, koki membuat humburger baru. Permintaan pelanggan menarik bahan baku melalui sistem. Prinsip yang sama ini digunakan dalam pengaturan manufaktur. Tiap operasi hanya memproduksi apa yang diperlukan untuk memenuhi permintaan operasi selanjutnya. Bahan baku atau bahan rakitan tiba tepat pada waktu dibutuhkan agar produksi dapat berjalan, sehingga permintaan dapat terpenuhi.

B.     Implikasi Konsep JIT

1.      JIT sederhana dalam teori, namun sangat sulit diwujudkan.

2.      Salah satu alasan utama banyak perusahaan enggan menerapkan JIT adalah dengan ketiadaan barang dalam proses, disertai kekhawatiran seluruh proses produksi akan terhenti bilamana suatu masalah muncul pada salah satu rantai proses produksi.

3.      Perusahaan yang hendak menerapkan JIT hendaknya terlebih dahulu menghilangkan seluruh hal yang berpotensi menjadi penyebab kegagalan sistem antara lain dengan cara :

a.       Mendesain kembali proses produksi sehingga tidak menimbulkan biaya tinggi bila hendak memproduksi satu atau sejumlah kecil item produk pada saat tertentu.

b.      Alternatif yang biasa dilakukan untuk mengurangi biaya adalah dengan memperpendek jarak antar proses, memperkerjakan pegawai yang memiliki kemampuan beradaptasi dengan tuntutan tugas baru dan menggunakan peralatan yang serba guna.

4.      Inti utama dari sistem JIT adalah para pegawai yang sangat terlatih dan senantiasa mampu memenuhi tuntutan untuk mencapai standar kualitas produk barang / jasa tertinggi.

5.      Bilamana seorang pekerja menjumpai masalah pada komponen produk yang diterima, maka pekerja yang bersangkutan berkewajiban untuk segera melaporkan hal tersebut pada atasannya agar segera dapat diambil tindakan yang diperlukan.

6.      Para pemasok dituntut agar mampu memproduksi sekaligus mengirimkan produk yang bebas cacat (free defect) kapan saja diperlukan.

7.      Implikasi JIT pada sistem akuntansi manajemen :

a.       Bagian akuntansi manajemen wajib mendukung peralihan dari sistem konvensional menuju sistem JIT dengan cara melakukan pemantauan. Identifikasi dan komunikasi pada para pengambil keputusan mengenai asal-muasal / sumber penundaan (delay), kesalahan (error) dan pemborosan (waste).

b.      Kegiatan klerikal akuntansi manajemen menjadi lebih sederhana, kerena berkurangnya mutasi persediaan yang harus dipantau.

C.    Elemen-elemen Kunci Sistem JIT

1.      Hubungan dengan Pemasok dan Distribusi

Situasi JIT yang optimal adalah dengan memiliki satu vendor untuk setiap barang tertentu. Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan dalam memilih pemasok termasuk realibilitas dan ketanggapan vendor, kinerja pengiriman, kemampuan untuk menyediakan pelayanan, kualifikasi sumber daya manusia, kekuatan penelitian dan pengembangan serta kapasitas produksi. Evaluasi terhadap vendor baru dan tidak berkala lebih sulit dikerenakan sedikitnya track record yang mana tim analisis vendor perusahaan pembeli dapat membuat penilaian yang diinformasikan.

Membentuk kemitraan dengan lebih sedikit vendor dalam basis jangka panjang memberikan kesempatan untuk terus meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya yang sangat besar. Kemitraan seperti ini melibatkan perjanjian formal dimana baik vendor maupun perusahaan pembeli berkomitmen untuk tanggung jawab spesifik terhadap satu sama lain demi keuntungan bersama. Perjanjian ini biasanya melibatkan pengaturan pembelian jangka panjang sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dan dapat menyediakan kesempatan untuk saling berbagi keahlian dan informasi. Kemitraan seperti itu memungkinkan anggota rantai suplai untuk mengeliminasi kelebihan dalam pergudangan, pengepakan, pelabelan, transportasi dan persediaan.

2.      Desain Produk

Produk harus didesain untuk menggunakan sedikit mungkin bagian-bagian yang tidak sama dan untuk meminimalisasi tahapan dan risiko produksi.

Misalnya, satu perusahaan menemukan bahwa mereka menggunakan 29 jenis sekrup yang berbeda untuk menghasilkan satu jenis produk. Waktu henti menjadi berlebih karena obeng sering berpindah tangan diantara para pekerja. Mengubah ke satu jenis sekrup akan mengurangi waktu produksi dengan signifikan.

Contoh lainnya, disebuah restoran ditemukan bahwa mereka menghabiskan banyak waktu untuk mencuci selada segar dikarenakan bahaya keamanan jika selada tersebut tidak dicuci dengan benar. Membeli selada yang sudah dicuci dan dipotong menyelesaikan masalah tersebut dengan menyederhanakan operasi in-house dan mengurangi ancaman kontaminan.

Produk harus didesain sesuai dengan kualitas yang diharapkan dan harus memerlukan nol atau sejumlah minimal, pesanan perubahan teknis setelah desain tersebut dikeluarkan untuk produksi. Pengaturan yang efektif untuk hubungan vendor-pembeli adalah dengan meminta teknisi vendor berpartisipasi dalam tahap desain produk perusahaan pembeli, alternatif lainnya adalah dengan menyediakan spesifikasi produk dan memperkenankan perusahaan vendor dalam mengonsep desain untuk disetujui.

Dari sudut pandang lain, desain produk yang baik harus mengatasi semua kekhawatiran konsumen yang dituju, bahkan kemampuan daur ulang produk tersebut. Sebagai contoh, pabrik mobil dapat dilengkapi untuk menerima dan mengambil terpisah model yang sudah digunakan, memproduksi ulang berbagai bagian, dan kemudian mengirimkannya kembali ke pasar. Dengan demikian, perusahaan mempertimbangkan produksi ulang sebagai bagian dari desain dan kemampuan pengolahan mereka. Dampak lingkungan dari produk dapat secara dramatis berubah jika produk tersebut didesain untuk diproduksi ulang atau didaur ulang pada akhir masa manfaatnya.

3.      Pengolahan Produk

Dalam tahap pengolahan produk, salah satu pertimbangan utama JIT adalah pengurangan waktu konfigurasi mesin sehingga proses dapat berpindah antara produk lebih sering dan dengan biaya yang lebih sedikit. Biaya pengurangan waktu pengaturan lebih besar dari yang diperbaiki dengan penghematan dari pengurangan waktu henti, persediaan dalam proses, dan menyerahkan bahan-bahan juga dengan meningkatkan keamanan, fleksibilitas, dan kemudahan operasi.

Kebanyakan perusahaan yang menerapkan prosedur konfigurasi alat yang cepat telah mampu meraih waktu konfigurasi 10 menit atau kurang. Perusahaan seperti itu menggunakan sejumlah besar konfigurasi rendah biaya dibandingkan pendekatan tradisional dari sejumlah kecil konfigurasi yang lebih mahal.

Di bawah JIT, biaya konfigurasi dianggap hampir murni variabel dan bukan tetap sebagaimana dalam lingkungan manufaktur tradisional. Salah satu cara mengurangi waktu konfigurasi mesin adalah dengan memiliki pekerja melakukan sebanyak mungkin tugas konfigurasi ketika mesin tersebut online dan berjalan.

Bagian penting lain dalam proses produksi adalah standar kualitas tinggi perusahaan karena JIT memiliki tujuan ketiadaan cacat. Di bawah sistem JIT, kualitas ditentukan dalam basis berkelanjutan daripada pos pemeriksaan kualitas. Kualitas berkelanjutan didapatkan dari pertama memastikan kualitas produk penjual saat pembelian. Pekerja dan mesin memonitor kualitas selama produksi. Mengendalikan kualitas dalam basis yang sedang berlangsung secara signifikan mengurangi biaya penilaian dalam pencapaian kualitas tinggi. Filosofi JIT menyadari bahwa akan lebih murah jika tidak membuat kesalahan dibandingkan memperbaiki kesalahan. Sayangnya. Pengendalian kualitas dan biaya sisa sering kali dikubur dalam standar biaya produksi, membuat biaya seperti itu sulit untuk diidentifikasi.

Kemampuan untuk menstandarisasi kerja sehingga setiap pekerja bekerja sesuai dengan prosedur yang ditetapkan tanpa variasi, tepat waktu, setiap waktu penting dalam proses apapun. Prosedur standar mengindikasikan cara yang paling efisien untuk melaksanakan tugas tertentu dan juga memungkinkan perencanaan, pengawasan, dan pelatihan tugas agar dikerjakan lebih efisien dan efektif.

4.      Tata Ruang Pabrik

Secara tradisional, pabrik manufaktur didesain sesuai dengan area fungsional, mesin yang mirip dan pekerja dengan keahlian yang mirip ditempatkan bersama-sama. Agar JIT bekerja secara efektif, pabrik fisik harus kodusif dengan jalur barang dan lokasi pekerja dan untuk meningkatkan nilai tambah dari ruang kosong pabrik. Pabrik manufaktur harus didesain untuk meminimalisasi waktu pengerjaan bahan-bahan, lead time, dan pergerakan barang-barang dari input bahan baku sampai penyelesaian barang jadi. 

D.    Perbedaan Sistem JIT dan Sistem Tradisional

1.      Pemanufakturan JIT adalah sistem tarikan permintaan, bertujuan untuk memproduksi hanya jika ada permintaan dari pembeli / pelanggan. Jadi perbedaan meliputi:

a.       Persediaan rendah

b.      Sel-sel pemanufakturan dan tenaga kerja interdisipliner

c.       Filosofi pengendalian Mutu/Total Quality Control (TQC)

2.      Dalam JIT, beberapa aktivitas overhead yang tadinya digunakan bersama untuk lebih dari satu lini produk, sekarang dapat ditelusuri secara langsung ke satu produk tunggal. Manufaktur yang berbentuk sel-sel tenaga kerja yang terinterdisipliner dan aktivitas jasa yang terdesentralisasi adalah karakteristik utama JIT.

3.      Konsekuensi dari penurunan biaya tidak lansung dan kenaikan biaya lansung adalah meningkatkan keakuratan penentuan biaya (harga pokok produk). Pemanufakturan JIT, mengurangi kelompok biaya tidak lansung menjadi biaya lansung atau sebaliknya, sehingga dapat menurunkan penafsiran yang sulit.

4.      Dalam manufaktur tradisional, sentralisasi jasa memberikan dukungan pada berbagai departemen produksi. Dalam JIT, banyak jasa didesentralisasikan. Hal ini dicapai dengan membebankan pekerja dengan keahlian khusus secara langsung ke lini produk dan melatih tenaga kerja langsung yang ada dalam sel-sel untuk melaksanakan aktifitas jasa yang semula dilakukan oleh tenaga kerja tak langsung.

5.      Perusahaan yang menerapkan JIT dan otomatisasi, biaya tenaga kerja langsung tradisional dikurangi secara signifikan, oleh karena itu ada dua akibat:

a.       Persentase biaya tenaga kerja lansung dibandingkan total biaya produksi menjadi berkurang.

b.      Biaya tenaga kerja langsung berubah dari biaya variabel menjadi tetap.

Perbedaan JIT dengan pemanufakturan tradisional dapat juga dilihat pada tabel dibawah ini:

Perbedaan Sistem Just In Time dan Tradisional

No	Aspek	Just In Time	Tradisional
1	Persediaan	Persediaan tidak signifikan	Persediaan signifikan
2	Pemasok	Jumlah pemasok kecil	Jumlah pemasok banyak
3	Kontrak Pemasok	Kontrak jangka panjang dengan pemasok, pemasok adalah patner yang dibina	Kontrak jangka pendek dengan pemasok, pemasok adalah pihak yang dieksploitir
4	Tenaga Kerja	Tenaga kerja multi-ahli, para pekerja adalah orang-orang ahli. Manajer dan insinyur melayani mereka.	Tenaga kerja terspesialisasi, manajer dan insinyur adalah orang ahli. Para pekerja melayani apa yang mereka inginkan
5	Kesalahan	Kesalahan merupakan pelajaran untuk dapat menghasilkan perbaikan. Zero defect merupakan standar yang harus dipenuhi.	Keasalahan adalah hal yang tidak dapat dihindari dan harus selalu ditelaah.
6	Keterlibatan pegawai	Keterlibatan pegawai tinggi, loyalitas tinggi, kerja sepanjang masa	Keterlibatan pegawai rendah, kerja mencari upah, tidak ada loyalitas, sering pindah kerja
7	Gaya manajemen	Gaya manajemen partisipatif	Gaya manajemen otoriter
8	Pengendalian mutu	Pengendalian mutu total	Pengendalian mutu terbatas

E.     Manfaat dan Kelemahan Sistem JIT

Banyak perusahaan, baik besar dan kecil yang mengalami kesuksesan besar dengan menggunakan sistem JIT. Beberapa perusahaan yang menggunakan JIT antara lain, Bose, Goodyear, Westinghouse, General Motors, Hughes Aircraft, Ford Motor Company, Black and Decker, Chrysler, Borg-Wagner, John Deere, Xerox, Tektronix, dan Intel. Manfaat yang dapat diperoleh dengan penerapan JIT antara lain :

a.       Modal kerja yang semula terikat dalam bentuk persediaan dapat digunakan untuk tujuan lain.

b.      Lokasi yang semula digunakan untuk menyimpan persediaan, dapat digunakan untuk aktivitas lain sehingga produktivitas meningkat.

c.       Waktu untuk melakukan aktivitas produksi (throughhput time) berkurang, sehingga dapat menghasilkan jumlah produk lebih banyak, dan lebih cepat merespons palanggan.

d.      Tingkat produk cacat berkurang, sehingga mengurangi limbah dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Contoh Kelemahan JIT

Sistem JIT memiliki beberapa keunggulan, tetapi sangat rentan terhadap gangguan pasokan bahan. Lini produksi dengan cepat menjadi macet begitu ada komponen penting yang tidak tersedia. Toyota yang menjadi pelopor sistem JIT juga mengalami bahwa ini adalah hal yang sangat sulit. Pada hari sabtu, pabrik Aisin Seiki Company yang beralokasi di prefektur Aichi yang menjadi pemasok rem bagi Toyota terbakar, sehingga pasokan bagi Toyota terhenti. Pada hari selasa, Toyota terpaksa harus menghentikan seluruh aktifitas perakitannya. Ketika bagian yang rusak berhasil diperbaiki, Toyota telah kehilangan penjualan sebasar $15 Milyar. 

Kekurangan yang paling menonjol dari JIT adalah tidak adanya persediaan untuk menyangga berhentinya produksi. Penjualan saat ini secara konstan terancam oleh terhentinya produksi yang tidak terduga. Bahkan, bila terjadi masalah, pendekatan JIT mencoba untuk menemukan dan menyelesaikan masalah sebelum aktivitas produksi lebih lanjut terjadi. Pengencer yang menggunakan taktik JIT juga menghadapi kemungkinan kekurangan barang (pengencer JIT memesan apa yang mereka butuhkan sekarang- bukan apa yang mereka harapkan untuk dijual, idenya adalah mengalirkan barang melalui saluran selambat mungkin, menjaga persediaan tetap rendah). Jika permintaan meningkat jauh di atas pasokan persediaan pengencer, maka pengencer mungkin tidak mampu untuk melakukan penyesuaian pesanan secara cepat untuk menghindari kehilangan penjualan dan pelanggan. 

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Dalam pengertian luas, JIT adalah filosofi tepat waktu yang memusatkan pada aktivitas yang diperlukan oleh segmen-segmen internal lainnya di dalam organisasi. Dalam pengertian sempit, JIT adalah filosofi yang yang berpusat pada pengurangan biaya melalui peniadaan persediaan ( stockless production/ lean production/ zero inventory production) yang merupakan konsentrasi JIT.

Elemen-elemen Kunci Sistem JIT:

a.       Hubungan dengan Pemasok dan Distribusi

b.      Desain Produk

c.       Pengolahan Produk

d.      Tata Ruang Pabrik

Manfaat yang dapat diperoleh dengan penerapan JIT antara lain :

a.       Modal kerja yang semula terikat dalam bentuk persediaan dapat digunakan untuk tujuan lain.

b.      Lokasi yang semula digunakan untuk menyimpan persediaan, dapat digunakan untuk aktivitas lain sehingga produktivitas meningkat.

c.       Waktu untuk melakukan aktivitas produksi (throughhput time) berkurang, sehingga dapat menghasilkan jumlah produk lebih banyak, dan lebih cepat merespons palanggan.

d.      Tingkat produk cacat berkurang, sehingga mengurangi limbah dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

B.  Saran

Pemakalah mengharapkan setelah membaca makalah ini supaya mendapatkan ilmu yang bermanfaat tentang Just In Time dan kelak dapat mempraktikannya.

---